Änderungsmodus in Word: Änderungen nachverfolgen und Korrekturen prüfen

Grundlagen

Was ist der Änderungsmodus in Microsoft Word?

Die eigentliche Funktion in Microsoft Word heißt „Änderungen nachverfolgen“. Sobald sie aktiviert ist, dokumentiert Word Bearbeitungen am Text.

Dazu gehören insbesondere:

• neu eingefügter Text,
• gelöschter Text,
• Verschiebungen von Inhalten,
• Änderungen an der Formatierung und
• die Zuordnung von Änderungen zu einzelnen Bearbeitenden.

Kommentare ergänzen diesen Arbeitsablauf. Sie sind von der eigentlichen Änderungsnachverfolgung getrennt und können beispielsweise erklären, warum eine Formulierung angepasst wurde oder an welcher Stelle du selbst noch eine Entscheidung treffen solltest.

Begriffe

Änderungsmodus, Korrekturmodus und Nachverfolgungsmodus in Word

Für die Bearbeitung mit sichtbaren Änderungen werden mehrere Begriffe verwendet. Sie beschreiben denselben oder einen eng verwandten Arbeitsablauf.

In neueren Word-Versionen gibt es zusätzlich die Dokumentmodi Bearbeiten, Überprüfen und Anzeigen. Im Modus „Überprüfen“ werden Bearbeitungen als vorgeschlagene Änderungen dokumentiert.

Vorteile

Vorteile des Nachverfolgungsmodus bei einer Korrektur

Bei einem Lektorat oder Korrektorat können viele einzelne Stellen verändert werden. Der Nachverfolgungsmodus macht diesen Prozess transparent und nachvollziehbar.

• Jede Textänderung bleibt sichtbar.
• Einfügungen und Löschungen lassen sich unterscheiden.
• Korrekturen können einzeln angenommen oder abgelehnt werden.
• Mehrere Bearbeitende lassen sich unterscheiden.
• Kommentare ergänzen Erklärungen und Hinweise.
• Der korrigierte Text kann auch ohne sichtbares Markup betrachtet werden.
• Nach Abschluss entsteht eine bereinigte finale Fassung.

Dadurch kannst du eine Korrektur nicht nur übernehmen, sondern nachvollziehen, wie sich dein ursprünglicher Text verändert hat.

Funktionsweise

Anzeigen, ausschalten und Änderungen übernehmen unterscheiden

Mehrere Word-Funktionen wirken auf den ersten Blick ähnlich, verändern das Dokument aber auf unterschiedliche Weise.

Aktivieren

Wie aktiviere ich den Änderungsmodus in Word?

Möchtest du selbst Änderungen nachverfolgen, findest du die Funktion im Reiter Überprüfen.

1. Öffne dein Word-Dokument.
2. Wähle oben den Reiter Überprüfen.
3. Öffne den Bereich Nachverfolgung.
4. Wähle Änderungen nachverfolgen.
5. Lege je nach Word-Version fest, wessen Änderungen nachverfolgt werden.

Änderungsmodus mit Tastenkombination aktivieren

In Word für Windows kannst du die Änderungsnachverfolgung auch mit Strg + Umschalt + E ein- und ausschalten.

Status der Nachverfolgung anzeigen

Klicke mit der rechten Maustaste auf die Statusleiste am unteren Rand von Word. Dort kannst du die Anzeige für Änderungen nachverfolgen aktivieren und den aktuellen Status direkt sehen.

1a-Studi Workflow

So prüfst du eine Korrektur von 1a-Studi in Word

In einer von 1a-Studi korrigierten Datei sind die vorgenommenen Änderungen bereits gespeichert. Du musst die Nachverfolgung deshalb nicht erneut einschalten, um diese Bearbeitungen zu überprüfen.

1. Öffne die korrigierte Word-Datei.
2. Wechsle zum Reiter Überprüfen.
3. Stelle die Anzeige auf Alle Markups.
4. Gehe die Änderungen der Reihe nach durch.
5. Lies vorhandene Kommentare und Hinweise.
6. Nimm gewünschte Änderungen an.
7. Lehne Änderungen ab, die du nicht übernehmen möchtest.
8. Kontrolliere anschließend die noch offenen Überarbeitungen.

Markup

Änderungen in Word anzeigen: Einfaches Markup, Alle Markups und Original

Word bietet verschiedene Ansichten für die Darstellung nachverfolgter Änderungen.

Für das Prüfen einer Korrektur ist Alle Markups besonders hilfreich. Mit Kein Markup kannst du anschließend kontrollieren, wie der Text nach Übernahme der vorgeschlagenen Änderungen wirkt.

Markup filtern

Welche Änderungen Word anzeigen soll

Über Markup anzeigen kannst du bestimmen, welche Bestandteile der Korrektur sichtbar sind.

Dazu gehören je nach Word-Version beispielsweise:

• Kommentare,
• Einfügungen und Löschungen,
• Formatierung,
• Verschiebungen,
• Sprechblasen sowie
• Änderungen bestimmter Bearbeitender.

Über das jeweilige Häkchen kannst du einzelne Bereiche ein- oder ausblenden. So kannst du dich beispielsweise zunächst nur auf Textänderungen konzentrieren und Formatierungsänderungen später prüfen.

Löschungen am Rand oder direkt im Text

Word kann Änderungen abhängig von der Anzeige in Sprechblasen am Rand oder direkt im Text darstellen. Bei einer Inline-Darstellung erscheint gelöschter Text häufig durchgestrichen.

Prüfen

Änderungen in Word annehmen oder ablehnen

Eine nachverfolgte Änderung bleibt solange als Überarbeitung bestehen, bis du sie annimmst oder ablehnst.

Änderung annehmen

1. Markiere beziehungsweise öffne die betreffende Änderung.
2. Wähle im Reiter Überprüfen den Bereich Änderungen.
3. Klicke auf Annehmen.

Änderung ablehnen

1. Wähle die betreffende Änderung.
2. Klicke auf Ablehnen.

Über Zurück und Weiter kannst du nacheinander durch die Änderungen navigieren.

Alle Änderungen

Alle Änderungen in Word auf einmal annehmen

Wenn du sämtliche Korrekturen bereits geprüft hast, kannst du mehrere Änderungen gemeinsam verarbeiten.

Öffne dazu den Pfeil neben Annehmen. Je nach Word-Version stehen beispielsweise folgende Optionen zur Verfügung:

• Alle angezeigten Änderungen annehmen,
• Alle Änderungen annehmen,
• Alle Änderungen annehmen und Nachverfolgung beenden.

Entsprechende Funktionen gibt es auch im Bereich Ablehnen.

Übersicht

Nachverfolgte Änderungen im Überarbeitungsbereich prüfen

Der Überarbeitungsbereich fasst Änderungen und Kommentare in einer zusätzlichen Übersicht zusammen.

Je nach Word-Version lässt sich der Bereich vertikal neben dem Dokument oder horizontal unter dem Text anzeigen.

Damit kannst du unter anderem erkennen:

• wie viele Änderungen noch im Dokument vorhanden sind,
• welche Löschungen und Einfügungen vorgenommen wurden und
• welche Kommentare noch enthalten sind.

Der Überarbeitungsbereich eignet sich besonders für die abschließende Kontrolle, nachdem du die Korrekturen im Dokument selbst geprüft hast.

Kommentare

Kommentare und nachverfolgte Änderungen unterscheiden

Kommentare und Änderungen erfüllen bei einer Korrektur unterschiedliche Funktionen.

Eine sprachliche Verbesserung kann beispielsweise direkt als Textänderung erscheinen. Ein zusätzlicher Kommentar erläutert, warum eine Stelle auffällig ist oder welche Entscheidung noch erforderlich ist.

Kommentare kannst du beantworten, bearbeiten beziehungsweise als erledigt behandeln oder über ihr Menü entfernen.

Ausschalten

Änderungsmodus in Word ausschalten

Möchtest du keine neuen Änderungen mehr nachverfolgen, deaktivierst du die Funktion über den Reiter Überprüfen.

1. Öffne Überprüfen.
2. Wähle Änderungen nachverfolgen.
3. Deaktiviere die Nachverfolgung.

Bereits vorhandene Änderungen bleiben weiterhin im Dokument. Sie werden erst durch Annehmen oder Ablehnen endgültig verarbeitet.

Ausblenden

Word-Änderungen ausblenden, ohne sie zu entfernen

Möchtest du den überarbeiteten Text ohne sichtbare Markierungen lesen, stelle die Anzeige auf Kein Markup.

Die Änderungen bleiben dabei technisch im Dokument gespeichert. Um sie erneut sichtbar zu machen, wechselst du wieder zu Alle Markups.

Überprüfen → Markup-Anzeige → Alle Markups

Dadurch kannst du jederzeit zwischen einer sauberen Leseansicht und der vollständigen Korrekturansicht wechseln.

Formatierung

Formatänderungen und Farben in Word einstellen

Word kann neben dem eigentlichen Text auch Änderungen an der Formatierung nachverfolgen.

Dazu können beispielsweise gehören:

• Schriftart und Schriftgröße,
• Absatzformatierung,
• Formatvorlagen,
• Einzüge oder Abstände und
• weitere Layoutänderungen.

Unter Markup anzeigen kannst du die Rubrik Formatierung ein- oder ausblenden.

In den erweiterten Nachverfolgungsoptionen der Desktopversion lässt sich außerdem festlegen, wie Einfügungen, Löschungen und andere Überarbeitungen dargestellt werden.

Word kann Bearbeitende über unterschiedliche Farben darstellen. Die Farbe dient der optischen Unterscheidung und ist nicht mit einer fachlichen Bewertung der Änderung verbunden.

Drucken

Word-Dokument mit oder ohne Korrekturen drucken

Auch beim Drucken kannst du entscheiden, ob die Änderungen sichtbar sein sollen.

Ohne Markup drucken

1. Öffne Datei.
2. Wähle Drucken.
3. Öffne die Druckeinstellungen.
4. Deaktiviere Markup drucken.

Mit Markup drucken

Soll die korrigierte Fassung einschließlich Änderungsmarkierungen ausgedruckt werden, bleibt Markup drucken aktiviert.

Bedienung

Warum lässt sich der Änderungsmodus in Word nicht ausschalten?

In bestimmten Dokumenten kann die Nachverfolgung geschützt oder durch die Freigabeeinstellungen vorgegeben sein.

Word ermöglicht beispielsweise eine gesperrte Nachverfolgung. Außerdem kann ein freigegebenes Dokument im Modus Überprüfen geöffnet sein.

Prüfe in diesem Fall zunächst den Dokumentmodus, die Nachverfolgungseinstellungen und gegebenenfalls vorhandene Einschränkungen des Dokuments.

Anzeige prüfen

Warum werden Änderungen in Word nicht angezeigt?

Sind Änderungen vorhanden, aber nicht sichtbar, liegt dies häufig an der aktuellen Anzeige.

1. Stelle die Markup-Anzeige auf Alle Markups.
2. Prüfe unter Markup anzeigen die Einfügungen und Löschungen.
3. Aktiviere bei Bedarf die Formatierungsänderungen.
4. Prüfe die Anzeige der Bearbeitenden.
5. Kontrolliere, ob Änderungen in Sprechblasen am Rand angezeigt werden.

Auch nach dem Ausschalten der Nachverfolgung können ältere Änderungen weiterhin im Dokument gespeichert sein und über die Markup-Anzeige sichtbar gemacht werden.

Darstellung

Warum ist Text in Word rot und durchgestrichen?

Durchgestrichener Text kennzeichnet typischerweise eine Löschung, die noch als nachverfolgte Änderung vorhanden ist.

Neu eingefügter Text kann je nach Anzeige und Word-Einstellung farbig oder unterstrichen dargestellt werden.

Sobald du eine Löschung annimmst, verschwindet der gelöschte Text endgültig. Lehnst du sie ab, wird der ursprüngliche Text wieder Bestandteil des Dokuments.

Änderungshistorie

Änderungsnachverfolgung und Versionsverlauf unterscheiden

Die Änderungsnachverfolgung innerhalb eines Dokuments ist nicht dasselbe wie der Versionsverlauf einer Datei.

Für die Prüfung einer von 1a-Studi korrigierten Datei ist in erster Linie die Änderungsnachverfolgung relevant.

Browser

Nachverfolgungsmodus in Word für das Web

Auch Word für das Web unterstützt die gemeinsame Überarbeitung von Dokumenten.

Typische Dokumentmodi sind:

• Bearbeiten – normale Bearbeitung des Dokuments,
• Überprüfen – Änderungen als Vorschläge dokumentieren,
• Anzeigen – Dokument lesen, ohne es zu bearbeiten.

Für umfangreiche Korrekturen mit vielen nachverfolgten Änderungen, Markup-Einstellungen und Kommentaren bietet die Desktopversion von Microsoft Word die umfangreichere Bedienoberfläche.

Abschluss

1a-Studi-Korrektur in Word vollständig abschließen

Nachdem du alle Änderungen geprüft hast, kannst du aus der Korrekturfassung deine endgültige Datei erstellen.

1. Stelle die Anzeige noch einmal auf Alle Markups.
2. Prüfe die noch vorhandenen Änderungen und Kommentare.
3. Nimm gewünschte Korrekturen an.
4. Lehne Änderungen ab, die du nicht übernehmen möchtest.
5. Bearbeite beziehungsweise entferne erledigte Kommentare.
6. Schalte die Nachverfolgung für die weitere normale Bearbeitung aus.
7. Speichere die finale Datei unter einem eindeutigen Dateinamen.

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Häufige Fragen & Antworten

Hier findest du kompakte Antworten zum Änderungsmodus, Nachverfolgungsmodus und Korrekturmodus in Word.